Какой срок хранения установлен
Обязанность хранить документы вытекает из критериев аккредитации (приказ Минэкономразвития России от 26.10.2020 № 707) и ГОСТ ISO/IEC 17025-2019. В отраслевых разъяснениях минимальный срок для аккредитованных испытательных лабораторий формулируется так: архив протоколов испытаний и документов, представленных для проведения испытаний, хранится не менее трёх лет со дня выдачи протокола (или со дня решения об отказе в его выдаче). Система хранения может вестись на бумаге и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, по месту осуществления деятельности.
ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 конкретного срока не задаёт, но требует, чтобы лаборатория установила сроки хранения записей в своей процедуре (п. 8.4) с учётом договорных обязательств. Конкретную формулировку и действующую редакцию критериев стоит сверить с текстом приказа № 707.
Почему три года — часто мало
Минимальный срок — это нижняя граница, а не рекомендация. Есть несколько причин хранить дольше.
| Причина | Почему важно |
|---|---|
| Подтверждение компетентности | ПК-2 проводится не реже раза в два года, ПК-5 — раз в пять лет. Эксперты могут запросить протоколы за период с прошлой процедуры — удобнее, когда они есть. См. статью о сроках ПК |
| Срок действия документов заказчика | Декларации и сертификаты, оформленные на основании протокола, могут действовать дольше трёх лет — вопросы к протоколу возникнут в течение всего этого срока |
| СОУТ | Результаты специальной оценки действуют пять лет — протоколы измерений могут понадобиться при проверке или споре в этот период |
| Споры и проверки | Претензии заказчика, судебные споры, надзорные проверки по объекту могут возникнуть спустя годы |
| Договоры и отраслевые нормы | Договор или отраслевые требования могут устанавливать более длительный срок |
Поэтому многие лаборатории устанавливают в процедуре срок, покрывающий как минимум цикл аккредитации, а для отдельных видов работ — дольше.
Что хранить вместе с протоколом
Протокол без технических записей подтверждает только то, что документ был выдан. Чтобы подтвердить, что испытания проведены и результат достоверен, нужно хранить:
- сам протокол (и все дополнения, протоколы взамен — с отметкой о замене);
- заявку и договор, документы заказчика, представленные для испытаний;
- акт отбора проб или сведения о поступлении образцов;
- первичные (технические) записи: исходные данные измерений, расчёты, записи условий окружающей среды;
- сведения об использованных приборах и их поверке на дату работ;
- сведения об исполнителях;
- историю изменений: кто, когда и что исправлял;
- сведения о передаче во ФГИС: когда отправлен и когда принят.
Самая частая проблема архива — протокол есть, а рабочих таблиц, по которым он сделан, уже нет: файлы перезаписаны, сотрудник уволился, компьютер заменили.
Бумажный или электронный архив
Оба варианта допустимы. Бумажный архив понятен, но требует места, порядка и времени на поиск. Электронный удобнее, но к нему есть требования:
- электронный протокол, который является оригиналом, хранится вместе с квалифицированной электронной подписью; подробнее — в статье «Электронный протокол испытаний и УКЭП»;
- записи защищены от незаметных изменений и потери: разграничение доступа, журнал действий, резервные копии;
- файлы читаемы весь срок хранения — устаревший формат или потерянная программа превращают архив в набор нечитаемых файлов;
- архив доступен по месту осуществления деятельности для экспертов.
Как организовать архив: практические правила
- Закрепить в процедуре управления записями сроки хранения по видам записей и порядок уничтожения по истечении срока.
- Определить место хранения для каждого вида записей: что на бумаге, что в системе.
- Обеспечить связь протокола с первичными записями — по номеру протокола должно находиться всё остальное.
- Регулярно делать резервные копии и проверять, что из них можно восстановить данные.
- Назначить ответственного за архив и порядок передачи дел при увольнении сотрудников.
Какие ещё записи ведёт лаборатория — в статье «Журналы испытательной лаборатории».
Как это устроено в ЛИМСИ
В ЛИМСИ протокол хранится вместе с данными, из которых он собран: заказчик и договор, выезд с исполнителями и приборами, поверки, результаты и условия среды, загруженные из Excel. По протоколу находится всё, а не только итоговый документ. Протокол в реестре заблокирован от правок, действия пользователей пишутся в журнал, журнал пакетов хранит, когда и какие протоколы выгружены во ФГИС и когда приняты. В варианте на своём сервере данные остаются в вашей базе внутри вашего контура, а резервные копии — на вашей стороне. Посмотреть на демонстрации ЛИМСИ.