Что требует стандарт
Пункт 7.4 «Обращение с объектами испытаний» состоит из четырёх требований:
- Процедура транспортировки, приёмки, обращения, защиты, хранения, сохранения и утилизации или возврата объектов — с мерами, которые не дают образцу испортиться или загрязниться.
- Идентификация — система однозначной идентификации объектов, которая сохраняется всё время, пока объект в лаборатории, и не допускает путаницы ни физически, ни в записях и других документах.
- Отклонения при приёме — если образец не соответствует описанию или условиям, лаборатория консультируется с заказчиком и записывает результат; если заказчик просит провести испытания несмотря на отклонение, в протоколе делается оговорка о возможном влиянии на результат.
- Условия хранения — если объект нужно хранить в определённых условиях, они поддерживаются, контролируются и записываются.
Приём образца: что проверить
- Соответствие заявке или акту отбора: вид объекта, количество, маркировка.
- Целостность упаковки и пломб.
- Условия доставки: температура, сроки от отбора до доставки, консервация — если их требует методика.
- Достаточность количества для всех заявленных испытаний.
- Сопроводительные документы.
Если что-то не так — не принимать молча. Связаться с заказчиком, записать его решение и, если испытания всё же проводятся, отразить оговорку в протоколе.
Шифр образца: как выстроить идентификацию
Шифр — это уникальный идентификатор образца внутри лаборатории. Требования к нему простые, а ошибки — массовые:
- Уникальность. Один шифр — один образец. Если проба делится на части, у частей свои подномера.
- Неизменность. Шифр не переприсваивается, даже если образец забракован.
- Связь с заявкой. По шифру однозначно находится заказчик, договор, акт отбора.
- Связь с результатами и протоколом. По шифру находятся все первичные записи и протокол, а по протоколу — шифры образцов.
- Обезличивание. Если важно, чтобы исполнитель не знал, чей образец, шифр не должен содержать название заказчика.
Систему номеров удобно строить по той же логике, что и нумерацию протоколов, — без дублей и пропусков. Подробнее — в статье «Нумерация протоколов испытаний».
Хранение и утилизация
Условия хранения берутся из методик: температура, защита от света, сроки. Для образцов, которые хранятся после испытаний (контрольные, арбитражные), устанавливают срок хранения и порядок утилизации или возврата. Всё это записывается: где хранился образец, при каких условиях, когда и как утилизирован.
Отбор проб и приём — не одно и то же
Если пробы отбирала сама лаборатория, цепочка начинается раньше — с акта отбора, где указаны дата, время, место, исполнитель и условия отбора. Эти сведения должны попасть и в протокол, и во ФГИС. Разбор — в статье «Отбор проб лабораторией: какие сведения должны попасть в протокол и во ФГИС». Если образцы доставил заказчик, в протоколе указывают, что отбор выполнял не лаборатория и результаты относятся к образцу в состоянии на момент получения.
Журнал регистрации образцов
Минимальный набор граф: шифр, дата и время поступления, заказчик и заявка, наименование и описание образца, количество, состояние при приёме и отклонения, условия хранения, кто принял, перечень испытаний, исполнители, номер протокола, отметка об утилизации или возврате. Как вести такие журналы в электронном виде — в статье «Журналы испытательной лаборатории».
Типичные несоответствия
- Один и тот же шифр присвоен двум пробам разных заказчиков.
- В протоколе нет ссылки на шифр — невозможно связать результат с образцом.
- Отклонение при приёме не записано, а в протоколе нет оговорки.
- Условия хранения требуются методикой, но не контролируются.
- Неизвестно, что стало с образцом после испытаний.
Как связать образец и протокол без ручной сверки
Самое уязвимое место — переход от журнала регистрации к протоколу, когда шифры и результаты переносятся руками. В ЛИМСИ протокол создаётся из договора и выезда, реквизиты заказчика берутся из справочника, а результаты измерений загружаются из шаблона Excel под выбранную методику — без перепечатки. Перед выгрузкой в реестр система проверяет, что дата и адрес отбора указаны, если отбирала лаборатория, и что обязательные реквизиты на месте. Если у вас своя схема приёма и шифрования образцов, обсудим её на демонстрации.