Кто отбирал пробу — главный вопрос
Сведения об отборе в протоколе зависят от того, кто отбирал пробу (образец). Это кажется очевидным, но именно здесь возникает много ошибок: в протоколе по пробе, которую принёс заказчик, указан «адрес отбора» по памяти, а в протоколе по выездным работам лаборатории сведений об отборе нет вовсе, потому что форма протокола была рассчитана на лабораторные испытания.
| Отбор выполняла лаборатория | Пробу доставил заказчик | |
|---|---|---|
| Ответственность за отбор | Лаборатория | Заказчик |
| Сведения об отборе в протоколе | Обязательны: дата, место, план и метод отбора, идентификация проб | Указывается, что образец предоставлен заказчиком, и дата поступления |
| Оговорка о результатах | Не требуется | Результаты относятся к образцу в том виде, в котором он получен |
| Акт отбора | Составляет лаборатория | Если есть — составлен заказчиком или третьим лицом |
Что требует ГОСТ ISO/IEC 17025-2019
Отбору проб посвящён раздел 7.3 стандарта. Лаборатория должна иметь план и метод отбора и вести записи об отборе, в которых есть: ссылка на метод отбора, дата и время отбора, данные для идентификации и описания пробы, сведения о персонале, проводившем отбор, используемое оборудование, условия окружающей среды или транспортировки (если применимо), место отбора — при необходимости со схемой или фотографией, — а также отклонения от метода и плана отбора.
Если лаборатория отвечала за отбор, в протокол по п. 7.8.5 добавляются сведения:
- дата отбора проб;
- однозначная идентификация отобранного объекта (материала, продукции, точки);
- место отбора, включая при необходимости схемы, эскизы или фотографии;
- ссылка на план и метод отбора;
- сведения об условиях окружающей среды во время отбора, влияющих на интерпретацию результатов;
- информация, необходимая для оценки неопределённости последующих испытаний (если применимо).
Акт отбора проб: что в нём должно быть
Формально стандарт говорит о записях, а не об «акте». Но на практике записи об отборе оформляют актом, который подписывают представитель лаборатории и, как правило, представитель заказчика. Типичный состав акта:
- номер и дата акта, ссылка на договор или заявку;
- наименование и адрес объекта, точное место отбора (точка, координаты, схема);
- дата и время отбора;
- объект и вид пробы, количество, тара, способ консервации;
- нормативный документ на метод отбора;
- оборудование для отбора (с заводскими номерами, если это средства измерений);
- условия при отборе, если они нормированы;
- кто отбирал, кто присутствовал от заказчика, подписи;
- отклонения от плана отбора, если были.
Номер акта и дата отбора затем переходят в протокол. Если в протоколе дата отбора не совпадает с актом или с графиком выездов, это вопрос для проверяющего.
Сведения об отборе и ФГИС Росаккредитации
При передаче сведений о протоколе во ФГИС по приказу № 704 (в редакции приказа № 730) указывается, кто отбирал образцы, и, если отбор выполняла лаборатория, — дата и место отбора. Отсутствие этих сведений делает передачу неполной. Это одна из частых причин, по которой протокол, корректно напечатанный на бумаге, не проходит при загрузке. Полный список сведений — в чек-листе для ФГИС, типичные ошибки загрузки — в статье «Ошибки при загрузке XML в личном кабинете ФГИС».
Типичные ошибки
- Адрес отбора совпадает с адресом заказчика. Юридический адрес организации и фактическое место отбора — разные вещи. Нужен адрес объекта и точки.
- Дата отбора = дата протокола. Протокол оформлен позже, а дату отбора заполнили «по умолчанию».
- Дата отбора вне дат выезда. По графику бригада была на объекте 16–17 марта, а в протоколе отбор 18 марта.
- Отбор выполнил заказчик, но оговорки нет. Лаборатория неявно берёт на себя ответственность за отбор, которого не делала.
- Прибор для отбора без поверки. Аспиратор, которым отбирали пробу воздуха, — средство измерений, и его поверка должна действовать на дату отбора.
Как это устроено в ЛИМСИ
В ЛИМСИ отбор связан с выездом: даты работ, исполнители и приборы берутся из выезда, поэтому дата отбора не может «уехать» за пределы дат выезда незаметно. Перед выгрузкой в реестр движок проверок контролирует полноту для ФГИС, в том числе дату и адрес отбора, если отбирала лаборатория, а также поверку приборов на дату работ и то, что даты работ лежат внутри срока договора. Протокол с неполными сведениями не попадёт в XML-пакет, пока их не дополнить. Посмотреть проверки на ваших протоколах можно на демонстрации ЛИМСИ.