Что требует стандарт
Пункт 7.1 «Анализ запросов, тендерных предложений и договоров» требует процедуры, которая обеспечивает, что:
- требования заказчика, включая методы, адекватно определены, документированы и понятны;
- лаборатория обладает возможностями и ресурсами для их выполнения;
- при привлечении внешних поставщиков (субподрядчиков) соблюдаются требования п. 6.6, а заказчик об этом проинформирован;
- выбраны подходящие методы, способные удовлетворить требования заказчика.
Если заказчик просит метод, который лаборатория считает неподходящим или устаревшим, она сообщает об этом. Различия между заявкой и договором разрешаются до начала работ. Записи об анализе, включая существенные изменения и обсуждения с заказчиком, сохраняются.
Чек-лист анализа заявки
| Что проверить | Почему это важно |
|---|---|
| Объект, показатели, нормативный документ | Без этого невозможно выбрать методики и сделать вывод о соответствии |
| Методики и их наличие в области аккредитации | Протокол вне области не имеет статуса результата аккредитованной лаборатории |
| Диапазоны измерений | Ожидаемые значения должны попадать в аккредитованный диапазон |
| Отбор проб: кто отбирает | От этого зависит, какие сведения об отборе будут в протоколе и во ФГИС |
| Место и сроки работ | Регион работ, свободные люди и приборы, сроки поверки на даты работ |
| Заявление о соответствии и правило принятия решения | Требование п. 7.1.3 — согласовать до работ |
| Субподряд | Заказчик информируется и даёт согласие |
| Реквизиты заказчика | Ошибка в реквизитах — частая причина проблем с передачей сведений во ФГИС |
| Формат выдачи протокола | Бумага, электронный документ с УКЭП, число экземпляров |
Правило принятия решения — самый частый пробел
Если заказчик хочет видеть в протоколе «соответствует» или «не соответствует», правило принятия решения нужно согласовать до испытаний, а не объяснять после, когда результат оказался у границы норматива. Варианты правил и формулировки разобраны в статье «Правило принятия решения: как писать заявление о соответствии».
Реквизиты заказчика: не копировать
Реквизиты заказчика из заявки попадают в договор, протокол и сведения для ФГИС. Если копировать их из прошлогоднего протокола, вместе с ними копируется и прошлогодняя ошибка — старый адрес, сменившийся руководитель, неверный формат телефона. Надёжнее заполнять реквизиты по ИНН — подробно в статье «Реквизиты заказчика по ИНН».
Ресурсы на даты работ
Анализ заявки — первый момент, когда можно поймать будущую проблему с ресурсами: инженер уже занят на другом объекте, нужный прибор на поверке, поверка истекает до даты выезда. Если обнаружить это при планировании, а не при оформлении протокола, решение стоит дёшево. Как теряются протоколы из-за ручного планирования, — в статье «Пересечение по людям и приборам».
Изменения после начала работ
Заказчик добавил показатель, изменил адрес объекта, перенёс сроки — всё это повторный анализ: те же вопросы о методиках, области, ресурсах. Изменение согласуется с заказчиком, записывается и доводится до исполнителей. Самое опасное — изменение, о котором знает только менеджер, принявший звонок.
Типичные несоответствия
- Заявка не содержит методик и показателей — их выбирал инженер на месте.
- В протоколе вывод о соответствии, а правило принятия решения не согласовано.
- Работы выполнены в регионе или по показателю вне области аккредитации.
- Даты работ выходят за срок действия договора.
- Изменения заявки не записаны.
Как это поддерживает ЛИМСИ
В ЛИМСИ протокол рождается из договора и выезда: реквизиты заказчика берутся из справочника и по ИНН, методики и показатели — из области аккредитации, а выбранный нормативный документ запоминается на будущее. Перед выгрузкой в реестр система проверяет регион работ и область аккредитации, методику выезда и показатели протокола, даты работ внутри срока договора, занятость людей и приборов и поверку на дату работ. Посмотреть на ваших договорах — на демонстрации.