Один протокол — две разные роли
Протокол испытаний — это результат работы аккредитованной лаборатории, но дальнейшая судьба этого документа зависит от того, кто и для чего его использует. Для самой лаборатории это сведения, которые она обязана передать в реестр ФГИС Росаккредитации в порядке, установленном приказом № 704. Для производителя или импортёра, который заказал испытания, тот же протокол может быть основанием для оформления декларации соответствия — отдельной процедуры подтверждения, что продукция соответствует требованиям.
Обязанность лаборатории перед реестром ФГИС
Обязанность передавать сведения о протоколах в реестр ФГИС Росаккредитации по приказу № 704 лежит на аккредитованной лаборатории — это часть того, что делает её аккредитованной. Эта обязанность не зависит от того, для чего заказчик собирается использовать протокол дальше: реестр фиксирует сам факт проведённых испытаний как таковой.
Что делает с протоколом заказчик испытаний
Дальнейшее использование протокола — уже задача заказчика, а не лаборатории. Если протокол нужен как основание для декларации соответствия, заказчик оформляет декларацию отдельно, опираясь на результаты испытаний. Сама декларация — не то же самое, что запись в реестре Росаккредитации, и оформляется по своим правилам, которые не входят в зону ответственности испытательной лаборатории.
Почему эти два сценария путают
Путаница возникает, потому что оба процесса используют одно и то же слово «протокол» и один и тот же исходный документ. На практике человеку, далёкому от регуляторики, естественно предположить, что раз протокол «где-то зарегистрирован», то декларация соответствия уже не нужна, или наоборот — что раз декларация оформлена, то протокол в реестр можно не передавать. Ни то, ни другое предположение не следует автоматически одно из другого: это отдельные процедуры с разными участниками и разными целями.
На что стоит опираться, если не уверены
Если сомневаетесь, обязана ли конкретная лаборатория передавать сведения о протоколе в реестр ФГИС, отправная точка — статус её аккредитации и требования приказа № 704 к аккредитованным лицам, а не то, что заказчик планирует делать с протоколом дальше. Если вопрос в том, нужна ли отдельно декларация соответствия для конкретной продукции, это уже вопрос к процедурам подтверждения соответствия, а не к самой лаборатории — здесь разумно свериться с профильным консультантом по сертификации, если ситуация нетиповая.
Отдельная сложность возникает, когда лаборатория вообще не в курсе, что протокол дальше пойдёт в декларацию, — например, если испытания заказал посредник. В этом случае не стоит достраивать предположения о планах заказчика: задача лаборатории — корректно провести испытания и выполнить свою обязанность перед реестром ФГИС, а не гадать, что произойдёт с протоколом дальше.
Что важно не смешивать в документообороте
Даже если протокол в итоге используется и для реестра, и как основание для декларации, полезно вести эти два трека раздельно: факт передачи сведений в реестр ФГИС — с одной стороны, и факт использования протокола в декларации — с другой. Смешение этих записей в одном месте увеличивает риск ошибочно решить, что одно действие автоматически покрывает второе.
Пример, чтобы развести эти сценарии на практике
Допустим, производитель заказывает испытания партии продукции у аккредитованной лаборатории. Лаборатория проводит измерения, оформляет протокол и обязана передать сведения о нём в реестр ФГИС — это её обязанность как аккредитованного лица, и она не связана с дальнейшими планами производителя. Дальше производитель, получив протокол на руки, самостоятельно решает, оформлять ли на его основании декларацию соответствия — это уже отдельный шаг, который лаборатория не выполняет и за который не отвечает.
Полезно и обратное: если производитель просит лабораторию «оформить протокол под декларацию» в каком-то особом виде, стоит уточнить, что именно имеется в виду. Сам протокол испытаний по форме не меняется от того, для какой процедуры подтверждения соответствия он в итоге понадобится, — меняется только то, какие дальнейшие шаги предпринимает заказчик с этим документом на руках.
Вопросы, которые стоит задать себе, если не уверены
Прежде чем делать предположения о том, что «раз одно сделано — второе не нужно», полезно явно ответить на несколько вопросов:
- Кто именно готовил протокол — аккредитованная лаборатория? Если да, обязанность передать сведения в реестр ФГИС на ней вне зависимости от дальнейших планов на протокол.
- Кому и для чего нужен протокол дальше — только как результат испытаний, или как основание для декларации соответствия конкретной продукции?
- Кто оформляет декларацию соответствия — сама лаборатория этим не занимается, это задача заказчика испытаний.
- Есть ли сомнения в том, какая процедура подтверждения соответствия нужна для конкретной продукции — в этом случае вопрос уже не к лаборатории, а к специалисту по сертификации.
Итог простой: протокол испытаний — общая точка для двух процедур, но обязанности внутри каждой из них не переходят одна в другую автоматически. Лаборатория закрывает свою часть — испытания и передачу сведений в реестр ФГИС; всё, что касается декларации соответствия, остаётся на стороне того, кто эти испытания заказал.
Как это устроено в ЛИМСИ
Система отвечает именно за обязанность лаборатории перед реестром ФГИС: протокол проходит путь от черновика до подтверждённого приёма в реестр по приказу № 704, с проверками ресурсов и данных на каждом шаге. Что именно входит в передаваемые сведения, разобрано в статье про приказ № 704. Посмотреть на продукт целиком можно на главной странице ЛИМСИ.