Почему нельзя «просто перепечатать»
Самая распространённая реакция на найденную ошибку — открыть файл, исправить опечатку и распечатать протокол заново под тем же номером и датой. Проблема в том, что у заказчика остаётся первый экземпляр, а иногда он уже передан дальше — в орган по сертификации, надзорный орган, на экспертизу. В обороте оказываются два разных документа с одним номером, и никто не может сказать, какой из них правильный.
Если протокол уже передан во ФГИС Росаккредитации, проблема умножается: сведения в реестре соответствуют первой версии, а у заказчика на руках вторая. Для проверяющего это выглядит как недостоверный документ, даже если исправлена одна буква в адресе.
Что говорит ГОСТ ISO/IEC 17025-2019
Порядок изменений в выданных отчётах о результатах (протоколах) установлен в п. 7.8.8 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019. Суть требований:
- если в выданный протокол нужно внести изменения, изменённая информация должна быть чётко обозначена, а при необходимости указана причина изменения;
- изменения после выдачи вносятся только в форме дополнительного документа или передачи данных, со ссылкой на изменяемый протокол — например, «Изменение (дополнение) к протоколу № …»;
- если необходимо выпустить новый полный протокол, он должен иметь уникальную идентификацию и содержать ссылку на исходный протокол, который он заменяет.
Ключевая идея: история изменений должна быть прослеживаемой. По любому экземпляру должно быть понятно, действует он или заменён.
Дополнение или новый протокол: как выбрать
| Ситуация | Что обычно уместнее |
|---|---|
| Опечатка в реквизитах заказчика, адресе, наименовании объекта | Дополнение к протоколу с указанием исправленной информации |
| Нужно добавить сведения, которых не было (например, условия среды) | Дополнение к протоколу |
| Ошибка в результатах измерений, единицах, расчётах | Новый протокол взамен исходного |
| Неверно указаны средства измерений или исполнители | Новый протокол взамен исходного — и разбор причин |
| Изменений много, дополнение будет сложно читать | Новый протокол взамен исходного |
Правило здравого смысла: если по исправленному документу заказчик примет другое решение — например, изменится вывод о соответствии, — нужен новый протокол. Если меняется только «обвязка», достаточно дополнения. Конкретный порядок стоит закрепить в процедуре лаборатории, чтобы не решать каждый раз заново.
Как оформить новый протокол взамен
- Присвоить новый уникальный номер. Либо новый номер из общей нумерации, либо номер исходного с явным признаком замены — так, чтобы два документа не путались.
- Указать ссылку на заменяемый протокол. Например: «Протокол выдан взамен протокола № … от …».
- Обозначить изменения. Что изменено и, при необходимости, почему.
- Уведомить заказчика. Исходный экземпляр должен быть изъят из обращения или явно помечен как заменённый.
- Сохранить исходный протокол в архиве. Удалять его нельзя — это запись, которая показывает историю.
Что делать, если протокол уже в реестре ФГИС
Если сведения о протоколе уже переданы во ФГИС, исправление на бумаге — только половина работы. Запись в реестре должна соответствовать действующему документу. Порядок зависит от характера ошибки и действующих правил ФГИС, но общий принцип такой: исходную запись выводят из реестра или аннулируют, а исправленный (новый) протокол передают заново. Что происходит с протоколом при выводе из реестра и как на это реагировать, разобрано в статье «Отзыв протокола испытаний».
Важно не перепутать последовательность. Если сначала передать в реестр новый протокол, а старый оставить, в реестре окажутся два протокола по одним испытаниям. Если вывести старый, но забыть передать новый, у заказчика на руках будет протокол без записи в реестре.
Как сделать, чтобы ошибок было меньше
Каждое исправление — это время, неудобство для заказчика и вопросы при проверке. Большинство ошибок в протоколах — не в измерениях, а в данных, которые переносятся руками: реквизиты, приборы, даты, исполнители.
- Не создавать протокол копированием прошлого — именно так в документ попадают чужие реквизиты и устаревшие поверки.
- Брать реквизиты заказчика из справочника или по ИНН, а не набирать заново. См. статью о реквизитах заказчика.
- Проверять протокол перед выдачей: поверки на дату работ, исполнители, полнота обязательных сведений.
- Разделять «выдан заказчику» и «передан в реестр» — между ними остаётся окно для исправления без замены протокола в реестре.
Как это устроено в ЛИМСИ
В ЛИМСИ у протокола есть жизненный цикл «черновик → выдан заказчику → в реестре», и каждое изменение статуса оставляет след в журнале действий. Выдачу можно отменить, пока протокол не ушёл в реестр. Протокол в статусе «в реестре» заблокирован от правок — «поправить задним числом» без следа нельзя; вывод из реестра возвращает протокол в работу, и это тоже фиксируется. Перед выдачей проверки работают мягко — вы видите замечания и решаете сами, перед постановкой в реестр — жёстко. Реквизиты заказчика берутся из справочника и по ИНН, приборы с поверками — из синхронизированного с ФГИС справочника, поэтому поводов для исправлений становится меньше. Посмотреть это на ваших протоколах можно на демонстрации ЛИМСИ.